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Adressen aus anderen Programmen importieren

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Wie kann ich Adressen aus anderen Programmen nach Revolver importieren?

Zunächst erzeugen Sie insgesamt 3 Dateien: Je eine für Personen, Firmen und Ansprechpartner. Die Textdateien sollten auch die Überschrift mit den Feldnamen enthalten, damit Sie beim Import die Feldinhalte wieder zuordnen können.

Zur Zuordnung zwischen Firmen und den Ansprechpartnern erzeugen Sie ein eigenes Schlüsselfeld, das Sie z.B. aus der PLZ und den ersten 9 Zeichen des Firmennamens zusammensetzen. Das Schlüsselfeld darf neben Ziffern auch Buchstaben enthalten, das erste Zeichen muss aber eine Ziffer sein, Leerzeichen und Sonderzeichen sind im Schlüssel nicht erlaubt. Prüfen Sie, dass das Schlüsselfeld wirklich eindeutig ist.

Danach starten Sie unter Ablage bzw. Datei "Importieren..." den Importassistenten. Wählen Sie im 1. Schritt die Textdatei aus. Im 2. Schritt wählen Sie als Importformat "Text mit Tab" oder "Text mit Semikolon" und aktivieren "ersten Datensatz ignorieren (Feldnamen)". Im 3. Schritt wählen Sie "Adressen" als Liste und "Firma" als Dokument-Typ. Im 5. Schritt ordnen Sie Ihre Datenfelder den Feldern in Revolver zu und starten in Schritt 7 den Import.

Beim Import der Firmendaten (Eltern) verknüpfen Sie im Schritt 5 des Importassistenten Ihr Schlüsselfeld mit dem Feld "Import-Schlüssel". Beim Import der Ansprechpartner (Kinder) verknüpfen Sie im Schritt 5 des Importassistenten Ihr Schlüsselfeld mit dem Feld "Zu Firma" (früher: "verknüpft mit"). Dadurch wird die notwendige Zuordnung zwischen Firmen und deren Ansprechpartner hergestellt. Beim Import der Ansprechpartner ist entscheidend, dass das Schlüsselfeld in der zu importierenden Datei in der ersten Spalte steht.

Im Feld "Anrede" importieren Sie eine 1 für "Herr" und eine 2 für "Frau" (das ist die jeweilige Position in der Werteliste).

WICHTIG! Sie sollten vor jedem Datenimport das gesamte Revolver-Verzeichnis sichern, damit Sie bei einem Fehler den vorherigen Zustand wiederherstellen können.

TIPP Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe im Kap. 4.4 ff.

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Zuletzt geändert am 21.09.2011 15:00 Uhr - © 2008 Mono Systems GmbH - All rights reserved.